Persondatapolitik i AOF Nordjylland 

1. Om skolens persondatapolitik

Beskrivelse, hvordan vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger. Det er vores klare mål at skabe åbenhed omkring vores persondatabehandling samt beskytte informationer i overensstemmelse med lovgivningen. 

Denne persondatapolitik vil blive opdateret efter behov. 
 

2. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er formål? 

For at kunne levere services (kontraktopfyldelse) til vores deltagere, herunder kursustilmelding, fakturering, udsendelse af kursusrelevante informationer og dokumentation samt indberette i forhold til myndighedskrav og andre samarbejdsaftaler behandler vi kun de informationer som sagligt er nødvendige for at levere ydelsen og efterleve lovgivningen. 

Disse informationer er: 

* Navn og efternavn 

* Adresse 

* Fødselsdato/CPR nr. 

* e-mailadresse 

* Telefonnummer 

* Kommunal tilknytning (herunder handlekommune, betalingskommune, opholdskommune). 

Visse kurser kræver dog, at du oplyser yderligere informationer, så som instrument du spiller eller dine sproglige kundskaber. 

I visse situationer vil du kunne oplyse/indtaste supplerende oplysninger, f.eks. dine interesseområder mm. Disse informationer er ikke obligatoriske, påvirker ikke din tilmelding og udlevering er frivillig. 

Medmindre der foreligger eksplicitte persondatakrav fra de kommunale myndigheder, behandler vi ikke personfølsomme oplysninger. 
 

3. Hvordan indsamler vi oplysninger? 

Indsamling af personoplysninger kan ske på en af de følgende måder: 

* Via hjemmesiden, hvor du indtaster persondata i en online formular. 

* Via telefonisk kontakt, hvor dine data bliver indtastet i administrationsprogram af skolens personale. 

* Via mail kontakt, hvor dine data bliver kopieret i administrationsprogram af skolens personale. 
 

4. Hvor længe opbevarer vi oplysninger? 

Jf. Bogføringslovens §10 opbevarer vi personoplysningerne i 5 år, regnet fra udgangen af det pågældende regnskabsår, hvor kursusforløbet sidst er gennemført. 
 

5. Hvem har adgang til oplysningerne? 

Kun betroede personer med saglige formål kan have adgang til alle eller dele af lagrede persondata. Disse er: 

* Skolens administrative kursuspersonale, som er ansvarlig for indskrivning, booking og fakturering af deltagere. 

* Skolens administrative personale, som er ansvarlig for tilskudsregneskab, bogføring og kommunikation med myndighederne. 

* Skolens undervisere, som informeres om navne og andre sagligt begrænsede informationer mht. dannelsen af deltagerlister, mødeprotokoller og mødekort. 
 

6. Videregivelse af oplysninger. 

For at kunne opfylde købsaftaler mm., videregiver vi de informationer som er nødvendige for at gennemføre aftalen og identificere deltageren/betaleren. Samtidigt videregiver vi oplysninger til de offentlige myndigheder jf. den gældende lovgivning. 

* Informationer om betaler id, kursus id og beløb videregives til NETS/ePay for at kunne gennemføre betaling. 

* Navn og kontaktinfo kan videregives til kommunen jf. Folkeoplysningsloven og tilskudsreglerne. 

* CPR-nr. videregives til kommunen jf. reglerne om mellemkommunal refusion. 

* Tro & Love erklæring kan videregives til kommunen jf. de kommunale regler om udbetaling af supplerende grundtilskud (nedsat deltagerbetaling). 

* Kontaktinfo og evt. kørselsbehov videresendes til vognmand i forbindelse med kørslen fra og til et kursussted. 
 

7. Opbevaring af data og databehandlere 

* AOF Nordjylland anvender en ekstern virksomhed til at foretage den tekniske drift af www.aof-nord.dk. Denne virksomhed fungerer som databehandler i forhold til de personoplysninger, som AOF Nordjylland er dataansvarlig for. 

* Databehandling foretages indenfor den Europæiske Union. 

* Databehandleren handler alene efter instruks fra AOF Nordjylland. 

* Databehandleren har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. 

Evt. persondata sendt via mail opbevares i Office 365 cloud med Microsofts gældende garantier for datasikkerhed. 
 

8. Cookies og logfiler 

På skolens hjemmeside bruger vi Cookies til Google Analytics. Vi bruger cookies for at forbedre hjemmesidens funktioner og til statistik. Der lagres ingen personhenførbare oplysninger i vores cookies. 

Besøgende på vores hjemmeside, tilkendegiver accept disse statistik-cookies. Hvis man slår cookies fra i sin browser, vil man dog fortsat – og uden begrænsninger – kunne bruge vores hjemmeside. 

Vejledning i, hvordan du sletter eller blokerer for cookies, findes normalt i din browsers hjælpefil. 

Hvis man bruger en af vores IT-services, der kræver login, bliver ens handlinger registreret i vores logfiler. Denne registrering sker jf. gældende lovkrav om registrering af aktiviteter i IT-systemer for at forhindre misbrug og hacking. Disse digitale spor opbevares jf. aftalen med vores databehandlere i max. 5 år. 
 

9. Dine rettigheder 

Som registreret har du ret til at bede om indsigt i de oplysninger, som behandles om dig, ligesom du har ret til at anmode om ajourføring eller sletning af dine oplysninger. Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder i medfør af Persondataloven, er du velkommen til at kontakte os. 

Du kan anmode os om at se, ændre, slette eller overføre dine persondata. Har du spørgsmål til, eller ønsker du at klage angående denne Persondatapolitik, kan du kontakte vores datahåndteringsansvarlige ved at sende en e-mail til: aof@aofnord.dk eller pr. brev til: 

AOF Nordjylland Kayerødsgade 37, 4. sal 

9000 Aalborg 
 

10. Samtykke 

Ved alm. kursustilmelding, fakturering og bogføring har vi ikke brug for samtykke for at kunne behandle data, idet behandlingens lovlighed (jf. Artikel 6, EU dataforordning) relateres bl.a. til nødvendig databehandling af hensyn til opfyldelse af kontrakten, herunder kursustilmelding. 

Men for at kunne indsamle persondata til andre formål, f.eks. supplerende informationer vedr. et kursus eller ved tilmelding til vores nyhedsmail, kan vi gøre brug af samtykke, hvis det er nødvendigt. 

I forbindelse med samtykkeafgivelsen vil man blive informeret om detaljerne, herunder formål og tilbagekaldelsesprocessen. Generelt gælder det dog, at man skal kunne tilbagekalde samtykket på en ligeså enkel og tilgængelig måde, som samtykke oprindeligt er givet. 

Derudover er samtykket altid specifikt med en klar angivelse af, hvad samtykket meddeles til. Det betyder 

også, at vi i nogle tilfælde vil skulle indhente flere samtykker fra den enkelte, alt afhængig af formålet. F.eks. vil ”supplerende kursistinformationer” og ”tilmelding til nyhedsbrev” kræve to særskilte samtykker. 

Det er vigtigt at nævne, at et samtykke altid er frivilligt. I praksis betyder det, at vi aldrig vil betinge deltagelse på et kursus med et samtykke om f.eks. nyhedsbrev. 
 

11. Sikkerhed 

Vi sørger naturligvis for at data opbevares sikkert og diskret. Vores sikkerhedsforanstaltninger deles op i de organisatoriske og de tekniske foranstaltninger. 

De organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger betyder, at det kun er skolens betroede personer med sagligt formål, der har adgang til dine personoplysninger. Dette sker i forbindelse med kursustilmelding, kursusadministration, fakturering og kommunikation. Derudover har vores undervisere begrænset adgang til dine personoplysninger, herunder kun oplysninger som har relevans til kursusafvikling (se også pkt. 5). 

Vores personale vejledes og instrueres løbende om datasikkerhed, herunder hvordan de behandler og beskytter oplysningerne. Vi fører også fortegnelsen over vores databehandlingsaktiviteter, som er underlagt Datatilsynets kontrol. 

Vores interne IT-systemer (PC’er mm.) er yderligere beskyttet med adgangskoder, opdateret antivirusprogram og firewall og evt. fysisk materiale opbevares aflåst. Ved destruering eller reparation af IT-udstyr, sørges der for, at oplysninger ikke kan komme til uvedkommendes kendskab. 
 

12. Klager og kontaktinfo 

Klager over skolens behandling af personoplysninger, indsigelser samt spørgsmål vedr. skolens persondatapolitik rettes til Dataansvarlig: 

AOF Nordjylland Kayerødsgade 37, 4. sal 

9000 Aalborg 72132300 aof@aofnord.dk 

CVR 58101311